Problème versioning, workflow et annuaire LDAP

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odeon

Bonjour à tous,

Je suis stagiaire dans une organisation publique, et elle se penche sur la mise en place d'une GED pour son Intranet. Ainsi ils m'ont demandé de mettre en place différentes maquettes avec différents produits ! De ceux que j'ai pu testé, Alfresco est de loin celui qui m'emballe le plus (et encore plus quand on voit la roadmap !).

Dans la mise en place de ma maquette je rencontre néanmoins quelques problèmes ou choses que je n'arrive pas à résoudre aussi facilement que le permet Alfresco normalement !

Pour les versions tout d'abord, lorsque je crée un document plain text versionable par exemple, si ensuite des personnes vient l'éditer inline et le change, cela incrémente automatiquement les versions, et ainsi rien n'est perdu. (C'est un peu le but du versioning me direz vous  )

Mais, lorsque je travaille avec des documents Word ou OpenOffice, y'a t-il une solution pour rendre ces passages de versions aussi transparents. Car de mon côté (mais peut-être que je m'y prend mal), lorsque je veux changer un .odt par exemple, il faut que je télécharge le fichier, et lorsque j'enregistre ensuite mon fichier, cela le change uniquement sur mon DD et pas sur Alfresco !

Il en va de même pour les documents Word (d'ailleurs, j'ai remarqué que les documents word s'ouvraient dans une fenêtre web contrairement à OO, mais ils me semblent avoir déjà croisé ce genre de post sur le forum, donc je pourrais regarder par moi-même).

Ainsi, est-il possible d'avoir un versioning aussi facile en plain text qu'avec des documents OO ou word ? 

Un autre problème que j'ai rencontré, est dans la mise en place d'un workflow. Je dois pour ma maquette mettre en place une gestion des congés. Ainsi on crée un espace dans lequel le personnel placera des formulaires de congés.

- Utilisateur remplit formulaire et le dépose dans un espace « Demande de RTT »- Envoi d'une demande d'approbation au supérieur- Si acceptée, on place le formulaire dans un espace « RTT acceptée » et on envoie par la même occasion un mail à la secrétaire pour qu'elle remplisse le dossier RTT.- Si refusée, on place le formulaire dans un espace « RTT refusée ». (Dans les deux cas, la réponse est également envoyé au demandeur de RTT)

Premier point, je l'ai lu quelque part, mais peut-être que quelqu'un peut le confirmer, on ne peut pas utiliser de formulaires en dehors du WCM ? Car je souhaiterais en effet avoir un formulaire (un peu comme le press release de la démo duWCM) ou on n'aurait à remplir que deux, trois champs, et ensuite valider.

Je reviens à mon problème principal, je n'ai pas vu d'options possibles, pour que lorsqu'un utilisateur place un document dans un espace, cela déclenche directement un workflow d'approbation. Je n'ai pu faire des liaisons que par des envois d'e-mail entre les différents acteurs, et rien n'est automatique, tout est géré par règles de contenu (c'est automatique aussi, mais moins qu'un workflow  ).

Enfin, cette organisation dispose d'un annuaire LDAP, et je me demandais s'il était possible déjà, de créer tous les utilisateurs alfresco avec cette annuaire. Ensuite de pouvoir se connecter à Alfresco directement grâce à l'authentification ActiveDirectory. (C'est à dire qu'au démarrage de l'ordinateur, l'utilisateur se log, et ensuite le log se fait automatiquement sur Alfresco)
Enfin, est-ce que cette authentification peut également être automatique pour se connecter au CIFS, ainsi les utilisateurs n'auraient à se connecter nulle part dans Alfresco !

J'utilise Alfresco 2.1 Community, dans un environnement Windows XP.
Je ne sais pas s'il y'a besoin d'autres informations, mais n'hésitez pas à en demander! 


Voilà, j'éspère que mes questions ne sont pas trop idiotes, et pour la plupart, j'ai vraiment beaucoup cherché sur le net (hormis LDAP ou après avoir consulté plusieurs versions différentes, je suis assez perdu).


En vous remerciant !

PS : Je voulais saluer le travail fait par les « forumers » très actifs, sans qui j'aurais pas pu vraiment avancer dans ma maquette, mais la justesse et la rapidité de leurs réponses m'ont vraiment fait avancé, donc merci aux autres d'avoir aussi des problèmes 

michaelh

Bonjour à tous

Bonjour

Je suis stagiaire dans une organisation publique, et elle se penche sur la mise en place d'une GED pour son Intranet. Ainsi ils m'ont demandé de mettre en place différentes maquettes avec différents produits ! De ceux que j'ai pu testé, Alfresco est de loin celui qui m'emballe le plus (et encore plus quand on voit la roadmap !).

C'est toujours agréable à lire

Dans la mise en place de ma maquette je rencontre néanmoins quelques problèmes ou choses que je n'arrive pas à résoudre aussi facilement que le permet Alfresco normalement !

Voyons ça …

Pour les versions tout d'abord, lorsque je crée un document plain text versionable par exemple, si ensuite des personnes vient l'éditer inline et le change, cela incrémente automatiquement les versions, et ainsi rien n'est perdu. (C'est un peu le but du versioning me direz vous  )

Jusque là tout va bien !

Mais, lorsque je travaille avec des documents Word ou OpenOffice, y'a t-il une solution pour rendre ces passages de versions aussi transparents. Car de mon côté (mais peut-être que je m'y prend mal), lorsque je veux changer un .odt par exemple, il faut que je télécharge le fichier, et lorsque j'enregistre ensuite mon fichier, cela le change uniquement sur mon DD et pas sur Alfresco !
Il en va de même pour les documents Word (d'ailleurs, j'ai remarqué que les documents word s'ouvraient dans une fenêtre web contrairement à OO, mais ils me semblent avoir déjà croisé ce genre de post sur le forum, donc je pourrais regarder par moi-même).
Ainsi, est-il possible d'avoir un versioning aussi facile en plain text qu'avec des documents OO ou word ? 

Sur le comportement différent en fonction du fichier lors de l'ouverture dans le navigateur, c'est lié à l'association des types MIME et à la configuration du navigateur essentiellement.
En ce qui concerne le comportement du lien "éditer" (si on parle bien de cela), alors on peut modifier le type de lien pour que celui-ci pointe, par exemple, sur un lien de type WebDAv ou bien CIFS, ce qui permettra alors la lecture écriture de façon transparente, sans sauvegarde sur le poste. Voir ce message : http://forum.alfresco-fr.org/viewtopic.php?f=8&t=1732&hilit=cifs+webdav et celui-ci : http://forum.alfresco-fr.org/viewtopic.php?f=8&t=1674&hilit=cifs+webdav puis celui-là : http://forum.alfresco-fr.org/viewtopic.php?f=13&t=67&hilit=editer+cifs

Un autre problème que j'ai rencontré, est dans la mise en place d'un workflow. Je dois pour ma maquette mettre en place une gestion des congés. Ainsi on crée un espace dans lequel le personnel placera des formulaires de congés.

- Utilisateur remplit formulaire et le dépose dans un espace « Demande de RTT »- Envoi d'une demande d'approbation au supérieur- Si acceptée, on place le formulaire dans un espace « RTT acceptée » et on envoie par la même occasion un mail à la secrétaire pour qu'elle remplisse le dossier RTT.- Si refusée, on place le formulaire dans un espace « RTT refusée ». (Dans les deux cas, la réponse est également envoyé au demandeur de RTT)

Il va falloir passer par les workflows avancés je pense, et donc lire ce message pour commencer : http://forum.alfresco-fr.org/viewtopic.php?f=23&t=1277

Premier point, je l'ai lu quelque part, mais peut-être que quelqu'un peut le confirmer, on ne peut pas utiliser de formulaires en dehors du WCM ? Car je souhaiterais en effet avoir un formulaire (un peu comme le press release de la démo duWCM) ou on n'aurait à remplir que deux, trois champs, et ensuite valider.

A partir de la version 2.9 (dans quelques semaines) on aura la capacité de gérer les formulaires "XForms" depuis la partie gestion de documents.

Je reviens à mon problème principal, je n'ai pas vu d'options possibles, pour que lorsqu'un utilisateur place un document dans un espace, cela déclenche directement un workflow d'approbation. Je n'ai pu faire des liaisons que par des envois d'e-mail entre les différents acteurs, et rien n'est automatique, tout est géré par règles de contenu (c'est automatique aussi, mais moins qu'un workflow  ).

Le lancement de workflow automatique sera aussi facilité avec la 2.9 uisque les actions de workflows pourront être lancées depuis Javascript, donc automatiquement depuis une règle de gestion. voir http://wiki.alfresco.com/wiki/Workflow_JavaScript_API

Enfin, cette organisation dispose d'un annuaire LDAP, et je me demandais s'il était possible déjà, de créer tous les utilisateurs alfresco avec cette annuaire. Ensuite de pouvoir se connecter à Alfresco directement grâce à l'authentification ActiveDirectory. (C'est à dire qu'au démarrage de l'ordinateur, l'utilisateur se log, et ensuite le log se fait automatiquement sur Alfresco)

Il y a en effet la possibilité de synchroniser utilisateurs et groupes sur un annuaire de type LDAP ou Active Directory.

Enfin, est-ce que cette authentification peut également être automatique pour se connecter au CIFS, ainsi les utilisateurs n'auraient à se connecter nulle part dans Alfresco !

La solution s'appelle NTLM.

J'utilise Alfresco 2.1 Community, dans un environnement Windows XP.
Je ne sais pas s'il y'a besoin d'autres informations, mais n'hésitez pas à en demander! 

Non, c'est un bon départ

Voilà, j'éspère que mes questions ne sont pas trop idiotes, et pour la plupart, j'ai vraiment beaucoup cherché sur le net (hormis LDAP ou après avoir consulté plusieurs versions différentes, je suis assez perdu).

Les premiers temps sont difficiles, il y a tellement à voir ! Pas d'inquiétude, ça va vite venir

PS : Je voulais saluer le travail fait par les « forumers » très actifs, sans qui j'aurais pas pu vraiment avancer dans ma maquette, mais la justesse et la rapidité de leurs réponses m'ont vraiment fait avancé, donc merci aux autres d'avoir aussi des problèmes 

J'aime beaucoup l'idée de dire qu'on avance plus vite grâce aux ennuis des autres.
Un excellent rappel du fait que la plupart des questions trouvent leur réponse dans le moteur de recherche, même si au début on se demande un peu quel mot clé chercher, je l'avoue. En tout cas merci pour eux

Et à bientôt car quelque chose me dit qu'on va se "revoir"