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Alfresco vs Smartdoc

ivo_costa

Olá

Gostaria de saber se algum de vocês já trabalhou com Smardoc da Fujitsu-Siemens e qual a vossa opinião sobre esse produto.

Que dificuldades, que vantagens, principalmente diferenças com o Alfresco

Já agora se algum de vocês procedeu a uma migração do Smartdoc para Alfresco ou uma "integração" entre os dois

Obrigado pelas respostas…

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Comments

sneto

Olá,

Eu já vi o Smart Docs em funcionamento… mas apenas em demonstração.

Os resultados desta discussão poderão ser incorporados nesta página, o que acham?

http://wiki.alfresco.com/wiki/Category:Competitive_CMS_Products

Ainda não existe uma referência ao smartdocs.

ivo_costa

A mim parece-me uma boa ideia contribuir para o wiki… mas primeiro é necessário opiniões

sneto, eu sei que apenas tem experiencia de uma demo, mas mesmo assim agradecia a sua opinião em relação a este produto. Eu até ao momento nem isso eu tenho, só nos proximos dias terei oportunidade de assistir a uma demonstração com o meu director, até lá gostaria de ter uma ideia do que esperar.

Os meus agradecimentos em adiantado pelas vossas opiniões

sneto

Olá,

A informação que tenho é muito pouca… e já algo antiga ( penso que de meio de 2007)

Do que me recordo não havia nenhuma funcionalidade do Smartdocs que não pudesse ser satisfeita pelo Alfresco… mas o que vi foram funcionalidades básicas.

Os conceitos podem ser diferentes, nomedamente no que toca à forma como as pessoas tem acesso à classificação de documentos.

Lembro-me de uma funcionalidade relativa à adição de notas nos documentos…. que de algum modo pode ser satisfeito pelas discussões ou mesmo pelas notas do advanced workflow.

Vou pedir à pessoa que me mostrou o SmartDocs para participar nesta discussão. Talvez seja possivel dar os seus inputs.

ivo_costa

Viva…

Cheguei agora de uma demo do Smartdocs…

Primeiras impressões

O modulo de administração do Smartdocs é realmente impressionante… não sei se serei capaz de implementar algo que se aproxime.
Dependendo do caso de uso o Smartdocs tem alguns problemas a nível de utilização das permissões. O facto de o Alfresco permitir convites resolve os problemas que pude notar.

O Smartdocs é implementado com base na tecnologia .net, interfaces em ASP.net, mas não sou capaz de identificar o que possa estar por de trás. Como está claro é isto que permite ao Smartdocs se interligar muito bem com as aplicações Microsoft (Importar eMails do Outlook, preencher Templates Word), por outro lado isto também significa mais gastos em licenças para poder aproveitar algumas destas capacidades

A nivel de interface não é muito diferente do Alfresco na organização… A grande diferença é a utilização de interfaces com menor usabilidade, como por exemplo, interfaces de criação de novos conteúdos que não estão inseridas no esquema geral com barras de ferramentas e arvore de directório, utilização excessiva no meu parecer de utilização de interfaces semelhantes a popups.

Um aspecto interessante foi o que eu chamaria de "Modo Ferias", este modo permite delegar todos os assuntos de um utilizador para um outro utilizador, para que nada fique sem resposta.

No fim de contas, pareceu-me que o Smartdocs era bastante orientado para a administração e o Alfresco mais orientado para o utilizador, apesar desta ultima funcionalidade indicar o contrário.

Penso não me estar a esquecer de nada. Se me enganei em alguma coisa, façam o favor de me corrigir

Agradeço desde já qualquer outra contribuição possivel

sneto

Caro Ivo,

Muito obrigado pelo seu feedback.

Aproveito para contribuir com alguns inputs:

Como está claro é isto que permite ao Smartdocs se interligar muito bem com as aplicações Microsoft (Importar eMails do Outlook, preencher Templates Word), por outro lado isto também significa mais gastos em licenças para poder aproveitar algumas destas capacidades

O e-mail listner da Alfresco permite arquivar facilmente e-mails, permite não só gerir os e-mails do Outlook, como de outras aplicações de e-mail. Neste prisma, acho que há uma vantagem para o Alfresco.

Preenchimento de templates… temos conhecimento de um projecto que com uns desenvolvimento adicionais permitiu o preenchimento de templates via Alfresco. Penso que aqui as novas funcionalidades de Forms também poderão dar uma ajuda.

Um aspecto interessante foi o que eu chamaria de "Modo Ferias", este modo permite delegar todos os assuntos de um utilizador para um outro utilizador, para que nada fique sem resposta.

Isto é realmente interessante, desconheço como está desenvolvido. O mais próximo talvez seja o re-assign dos advanced workflows.

No fim de contas, pareceu-me que o Smartdocs era bastante orientado para a administração e o Alfresco mais orientado para o utilizador, apesar desta ultima funcionalidade indicar o contrário.

Esta é uma vantagem que também concordo… O Alfresco é uma ferramenta muito amigável do utilizador. Os mecanismos / funcionalidades do Alfresco permitem reduzir o impacto da mudança que este tipos de projectos geram. Dai ser defendido que é adequado para "kick-start projects". Em baixo, cito uma frase que se encontra no whitepaper de Gestão de Documentos da Alfresco.

Actualmente, os utilizadores esperam soluções simples,
fáceis de configurar; enquanto que as empresas pretendem uma solução que permita um controlo consistente,
que comporte a escalabilidade e robustez de um sistema de gestão de conteúdos. A Alfresco oferece o mais
avançado sistema de gestão de documentos open source para, numa forma simples, armazenar, pesquisar e criar
colaborativamente documentos, tendo acesso a uma completa gama de serviços para gestão de documentos e do
seu ciclo de vida, num repositório integrado e robusto.

A meu ver esta é uma das principais vantagens do Alfresco, já que permite a utilização de uma ferramenta ECM ( com todas as vantagens de controlo e gestão) sem obrigar o utilizador a alterar os seus hábitos de trabalho.

sneto

Olá,

Talvez já vá um pouco tarde, mas tive oportunidade de falar com a pessoa que me mostrou o Smartdocs.

Como principal desvantagem apontou-se a instabilidade de plataforma ( sendo que foi testado a versão 3.4 , algo que pode estar agora ultrapassado em versões mais recentes). Outra desvantagem foi a complexidade de desencadear um processo "decisório" sobre um documento… a isto penso que o meu colega se referia a adicionar comentários/ pareceres para facilitar a tomada de decisão.

No Alfresco esta questão tem várias soluções, pode passar apenas por iniciar uma discussão sobre o documento "start discussion" ou até por criar um campo de meta-informação próprio para comentários ; associar documentos ou criar pastas de decisão onde estão os documentos e todos os pareceres / comentários reunidos.

Nota - Segundo o meu colega, o Smartdocs foi abandonado, estava a ser testado no Instituto de Informática do Ministério das Finanças.

ivo_costa

Olá mais uma vez,

e obrigado por mais este contributo.
Os pontos que apontou são bastante interessantes. Eu relação ao processo decisório, por acaso apercebi-me desse problema mas acabou por ficar em segundo plano tendo em conta as outras funcionalidades que tive oportunidade de ver.

Em relação à instabilidade, não fazia ideia que o smartdocs era instável, talvez se a demo a que assisti tivesse demorado um pouco mais, quem sabe… No entanto como disse, pode ser relacionado com essa versão em particular.

Obrigado uma vez mais

Ivo Costa

ivo_costa

Olá,

Já estava esquecido disto, mas após a conversa que podem consultar acima, coloquei a questão da aplicação de um modo de férias no Alfresco à equipa técnica deste, terminando por criar um pedido de nova função no jira.

https://issues.alfresco.com/jira/browse/ALFCOM-1946

quem quizer pode votar

Obrigado pela atenção
Ivo Costa

sneto

Caro Ivo,

Já votei