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Après avoir défini une politique de droits pour...

maurice

Bonjour,

Après avoir défini une politique de droits pour mes utilisateurs, je me prépare à migrer les documents de toute mon entreprise sur le serveur GED (Alfresco 2.0) en mode windows (CIFS).

Dois-je me connecter en mode admin pour faire le transfère ?

Si je transfère les docs en mode Admin, le propriétaire par défaut des documents sera l'admin.
Donc les utilisateurs (uniquement, Collaborator ou Consumor) ne pourront pas supprimer/déplacer les documents qu'ils ont créé. De même, pour les sous-espaces.
J'ai peur que cette perte de liberté ne passe pas …

Comment avez-vous fait, vous ?

Thanks

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Comments

karibouh

Je suis actuellement en train d'effecuer cette étape.
Je transfert chaque fichier en Admin depuis le client web alfresco, cela me permet de remettre le bon titre + la bonne description.
Ensuite pour chaque fichier j'y applique les droit "Gérer les utilisateurs de contenu". pour l'éditeur je le met en "coordinateur" ce qui lui donne la main completement sur son fichier (même si en effet je suis indiquer en tant qu'auteur du document dans alfresco puisque c'est moi qui l'ai rajouté).

J'ai plus de 300 fichiers à faire comme ca mais sa va plutôt vitte et une fois que c'est fait ce sera pas à refaire.
Au fait je met mes droit uniquement sur des groupes et non sur des utilisateurs en particuliers sinon c trop la galère dès qu'il y a un changement de personnel.

Voilà comment j'ai fait moi…

maurice

C'est de la folie de toucher à chaque fichier et de mettre l'éditeur en tant que coordinateur.
Un travail titanesque que je refuse de faire ….. surtout lorsque je vois les milliers de fichiers qui m'attendent !
Quand il y a plusieurs editeurs qui sont intervenus sur un fichier … tu fais comment ? Lequel tu nommes coordinateur ?!

Y'a peut-être une astuce pour aller plus vite …

michaelh

karibouh, j'avoue que je me pose aussi des questions sur ta méthode …
Même avec des groupes, donner des droits sur des fichiers et pas des espaces, c'est à réserver à des cas très particuliers.

Imagine que le changement ne touche pas le personnel lui-même, mais l'organisation de l'entreprise (et ça arrive souvent).
Tu repasses partout ?

Il doit y avoir plus simple …

karibouh

héhé bien sur j'ai bien pensé au modification éventuelle de hierarchie et de l'organigramme de mon entreprise. C'est pourquoi je ne met pas les droits sur des utilisateurs mais des groupes. j'ai organisé mes groupes de manière a avoir uniquement a réorganiser mes groupes en cas de changement de l'organigramme ou avoir juste a changer les personnes des groupes quand il y a un changement de personnel.

En gros les groupes représentent mon organigramme et je les ais organisés de manière hierarchique. comme sa si je met les droits de lecture sur un document pour mon comptable automatiquement son chef (le chef comptable), le chef du chef comptable ( le directeur financier ) et le chef du directeur financier (le DG) y ont accès.
Avec la hierarchie de mon entreprise aucun problême.

Si jamais le service comptabilité n'est plus sous la direction du directeur financier mùais du directeur d'exploitation, j'ai juste à changer l'organisation de mes groupes.

maurice

A mes yeux, plusieurs solutions … semblent intéressantes :

Choix 1- migrer le fond documentaire en tant qu'admin
- avantage : Migration très rapide à faire + le fond documentaire d'origine est préservée (impossible de supprimer/déplacer)
- inconvéniant : Perte de liberté des utilisateurs. Il y aura admin par défaut, comme propriétaire du doc.

Choix 2- migrer le fond documentaire en tant qu'admin et donner à chaque membre d'un services le droit "collaborateur" sur l'espace du service (ex: 5 espaces à la racine pour 5 services)
- avantage : liberté quasi-illimité des membres d'un service sur l'espace correspondant. (droits "collaborateur" = droits "Owner")
- inconvéniant : risque lié au status "coordinateur". Ils pourront en effet effacer les documents d'autres utilisateurs et créer des règles sur les sous-espaces dont ils ne sont pas propriétaire …. Il y aura admin par défaut, comme propriétaire du doc.

Choix 3- migrer le fond documentaire en tant qu'utilisateur qui est à l'origine des documents à migrer
- avantage : liberté illimité en tant que owner sur les documents. Il y aura le bon nom du propriétaire du doc.
- inconvéniant : Très long. Il faut effet retrouver les documents dont l'utilisateur est l'auteur.

Qu'en pensez-vous ?!

maurice

Personne d'autres n'a été confronté aux mêmes problèmes …

C'est étonnant ! 🙂

sebastoh

Ben oui c'est vraiment étonnant…A se demander même si des boites utilisent vraiment Alfresco en open source

maurice

Je commençe à douter 🙂

michaelh

Pour la petite histoire, il y a plusieurs dizaines de milliers d'instances Alfresco community qui tournent en permanence (donc forcément une partie en production).

De plus il n'y a pas de différence fonctionnelle entre la version community (je suppose que c'est ce que vous appelez la version opensource) et la version entreprise, votre problème n'est donc pas lié à la version.

La méthode basique est :
- Import en admin
- Droits spécifiés sur des espaces et sous espaces pour des groupes donnés (certains groupes pouvant être des coordinateurs, d'autres des éditeurs, etc …)
- Ajout des utilisateurs dans ces groupes.

Mettez vous dans un cadre simple, celui de la gestion d'un serveur de fichier. Serait-ce différent ? C'est une bonne question à se poser d'ailleurs : Comment est-ce que ça fonctionne sur le système en place ? Avec ce genre d'infos on peut commencer à trouver une approche "Alfresco", même si la méthode de base est la réplication de l'existant à l'identique.

Vous pouvez aussi contacter des gens dont la gestion documentaire est la spécialité, ils ont une vraie valeur ajoutée sur le sujet (et il est vaste, c'est un métier qui ne s'improvise pas en 2 jours).

Entre nous (les autres, ne regardez pas !) je pense que vous complexifiez l'approche au delà de ce qui est nécessaire.

maurice

- Import en admin OK
- Droits spécifiés sur des espaces et sous espaces pour des groupes donnés (certains groupes pouvant être des coordinateurs, d'autres des éditeurs, etc …) OK
- Ajout des utilisateurs dans ces groupes OK

C'est ce que je prévois de faire en effet.
Comme on est tous connecté au serveur avec le login admin, je redoute que les utilisateurs n'aient plus tous les droits sur les documents et dossiers qu'ils ont créés précédement. Ils pourront donc pas les supprimer/déplacer.

Dans mon organisation, par défaut les membres d'un groupe/service sont tous collaborators sur l'espace du service. Ceux qui sont hors du service sont uniquement consumor.
Je n'ai mis personne en tant que coordinator car j'ai peur qu'ils modifient les droits, les règles et suppriment les documents sur les espaces. Un risque inutile, à mes yeux.

çà te parrait bien ?

michaelh

on est tous connecté au serveur avec le login admin

Comment ça ? Sur le serveur actuel (pas Alfresco) ? Si oui, je comprends que ça ne simplifie pas la migration …

je redoute que les utilisateurs n'aient plus tous les droits sur les documents et dossiers qu'ils ont créés précédement

On peut avoir des droits sur un élément sans en être le propriétaire.

Après il est possible d'aller insérer dans la base les noms d'utilisateurs récupérés sur le système de fichier d'origine, mais c'est un peu plus complexe (et surtout on a pas le droit à l'erreur).

maurice

sur le serveur actuel (pas Alfresco) ?

Oui sur le serveur actuel 🙂 Tous les salariés se connectent en effet avec le même login d'admin.

je redoute que les utilisateurs n'aient plus tous les droits sur les documents et dossiers qu'ils ont créés précédement. On peut avoir des droits sur un élément sans en être le propriétaire.

Oui je sais. Mais pour éviter que les salariés fassent n'importe quoi sur les dossiers existants je les mets tous collaborateurs sur l'espace du service dans lequel ils travaillent, donc ils ne pourront plus couper/déplacer/effacer les documents et dossiers qu'ils ont créés précédement. C'est l'admin qui sera propriétaire de tous les documents transféré sur Alfresco.

Après il est possible d'aller insérer dans la base les noms d'utilisateurs récupérés sur le système de fichier d'origine, mais c'est un peu plus complexe (et surtout on a pas le droit à l'erreur).

Trop fastidieux et risqué.

maurice

Michael …

Tu en penses koi ?

michaelh

Je pense que l'approche n'est pas mal si tu as peu d'utilisateurs.
Elle te laisse la possibilité d'ouvrir les droits au cas par cas une fois le système en production.

Cela dit dans tous les cas, il existe la corbeille pour gérer les effacements intempestifs.

maurice

On est 60 futurs-utilisateurs + clients/partenaires (30 +/-)

çà ira en effet …. c'est gérable.

Je vais faire simple au début :
Il y a 5 services dans l'entreprise
Il y a 5 groupes d'utilisateurs
Il y a 5 espaces associés
Chaque service est collaborateur sur son espace
Les groupes hors du service sont consommateur