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Alerte pour les nouveaux workflows

adrien

Bonjour,

Certains de mes utilisateurs ne se rendant que peu sur leur tableau de bord ou ne l'actualisant pas, je cherche un moyen de les prévenir qu'un nouveau workflow leur a été assigné. Je suis sûr qu'une solution existe déjà mais je n'ai pas réussi à la trouver.

Pour ça j'ai pensé à plusieurs solutions :
- Envoyer un message dans la messagerie instantanée (ça serait le must je pense mais je ne vois pas du tout comment faire)
- Ouvrir une pop-up dans le navigateur
- Mettre à jour un flux RSS

Sachant que je souhaite éviter l'envoi de mail.

Auriez vous une autre idée ou un début d'explications sur la réalisation d'une de ces solutions ?

Alfresco 4.2.b sur une Ubuntu 12.10
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Comments

jeanjot

Je comprends pas bien votre problème.

Pour ce qui concerne le lancement d'un workflow, l'utilisateur concerné par le workflow reçoit une notification dans la dashlet "Mes Taches" disponible sur son tableau de bord personnel, et par défaut il est notifié par e-mail.

Je pense qu'il est difficile de faire mieux :
1. quand il se connecte il est automatiquement connecté sur son dashboard, un coup d'oeil rapide lui permet de savoir si il a quelques choses à faire.
2. Je pense que au moins 1 fois par jour, il consulte ses messages.

si il ne fait pas au moins cela :
1. Je ne suis pas sur qu'il soit en permanence devant sa messagerie instantané et qu'il et vu le message le concernant.
2. Ouvrir une popup dans le navigateur, OK,. Mais honnêtement, cela revient à consulter son dashlet "Mes tâches" sur le tableau de bord quand il se connecte (donc pas de développement à prévoir).
3. Consulter un flux RSS - pour moi problème identique au point 1.

Au pire, si nécessaire :
Mettre la dashlet "Mes Tâches" bien en vue sur le tableau de bord de l'utilisateur.
Peut-être mettre une signalétique de type "couleur" différente dans l'entête du dashlet "Mes Taches" pour alerter l'utilisateur …

Mes 2cts …
Bon courage

adrien

Bonjour,

Effectivement je ne m'attendais pas à une telle demande mais certains utilisateurs n'utilisent que rarement le tableau de bord personnel.

1. La messagerie instantanée ouvre une pop up en général, difficile de la rater.
2. Peut être que les nouvelles tâches peuvent être vérifiée à chaque lancement d'une page particulière (exemple : la page de recherche qui est très utilisée). Ou peut être que je peux rajouter le dashlet "Mes tâches" en dessous de la barre de menu.
3. Les utilisateurs demandeurs ne consultent pas leurs messageries mais attendent qu'Outlook fasse une pop up ou qu'il affiche un petit message sur son icône dans la barre des tâches… Par contre, c'est vrai que les flux rss ne sont pas signalés particulièrement. Mais ça éviterait aux utilisateurs de recevoir des mails.

Qu'en pensez vous ?

jayjayecl

Je pense qu'il est difficile pour nous de trouver une solution sans comprendre les habitudes de vos utilisateurs.
Ils semblent utiliser à moitié la messagerie (ils ne la consultent pas ?)
Pourquoi les alertes mail ne conviennent pas ? Pourtant Outlook vous ferait bien une notification en barre des tâches etc …
Quel est l'outil de productivité que vos utilisateurs emploient quotidiennement ?

Cet article pourrait vous intéresser :
http://alfresco-france.blogspot.fr/2012/01/combiner-alfresco-et-votre-messagerie_12.html

Une autre possibilité (développement spécifique), est en effet de personnaliser un peu l'interface pour répondre à votre besoin (afficher toujours la dashlet des tâches, afficher un bandeau supérieur voyant quand une tâche est présente, etc …)

adrien

Ils ne consultent leur messagerie que lorsqu'ils ont reçus des mails.
Alfresco et ses workflows permettant l'économie des mails type "peux tu vérifier ce document ?", j'aurai voulu éviter au maximum les e-mails (mais je sens que je vais quand même m'orienter vers cette solution, quitte à leur faire supprimer les mails ensuite).
Je n'ai pas bien compris le terme "outils de productivité".

Toujours est il que si l'utilisateur ne consulte pas sa messagerie, il ne peut être prévenu automatiquement par Alfresco, sans action de sa part. Ce n'est pas très grave, mais les utilisateurs n'aiment généralement pas avoir à agir pour les notifications.

Avez-vous une piste pour ajouter un bandeau contenant les tâches ?