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Réception de documents scannés pour les utilisateurs

dranakan

Hello,

Nous cherchons à faciliter l'ajout de documents scannés par les utilisateurs. Le but est de permettre à un utilisateur qui scanne un document de l'ajouter dans un site de Share.
Nous pensons que le plus pratique serait de paramétrer les scanners pour qu'ils sauvent dans un répertoire précis d'Alfresco et de créer une dashlet qui offre l'option "Déplacer vers" ou "Supprimer". Cette dashlet serait disponible dans la page d'accueil des utilisateurs.

Y-a-t-il une méthode plus simple/pratique ? Une dashlet de ce type est-elle déjà ?

Nous avons envisagé une manière sans développement : Ajout dans un répertoire de l'entrepôt… les utilisateurs doivent aller dedans, entrer dans le répertoire des documents scannés puis les déplacer vers le site. Tout serait prêt mais nous pensons que cela n'est pas simple pour un utilisateur.

(Note: Tous les utilisateurs auront accès aux documents scannés dans ces 2 méthodes mais ce n'est pas un problème).

Meilleures salutations.

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Comments

jeanjot

Bonsoir

Avez-vous songé à l'utilisation de règle sur le dossier de scanne.

Vous pourriez par exemple, écrire une règle qui à partir d'une partie du nom du fichier pourrait automatiquement envoyer le document directement dans la librairie du site qui va bien.
Vous n'avez besoin d'aucun développement, juste mettre en place les règles qui vont bien.

dranakan

Idée intéressante.

Nous désirons faire au plus simple pour l'utilisateur… il faut qu'il mette son document et clique sur scanner… lui-demander d'ajouter un nom de fichier (et donc qu'il respect une sorte de norme de nommage) nous semble trop contraignant….
Il devra toutefois renommer son fichier par après… on va réfléchir à cette solution…

jeanjot

Bonjour

Si vraiment vous ne voulez pas faire un minimum d'intervention auprès des opérateurs de dématérialisation, alors il va être difficile de réaliser quelques choses.

Dans une chaîne de dématérialisation, il est souvent mis à disposition des processus permettant à l'opérateur de rentrer un certain nombre d'information qui seront mise à disposition pour le système qui réceptionne.

Soit ces informations sont entrées directement sur le système de démat soit sous forme d'un code barre générer par une autre application. Généralement le fichier scanné est accompagné d'un fichier XML, contenant l'ensemble des informations fournies par l'opérateur de la démat et souvent le nom du fichier est généré par le système de démat soit avec un numéro de chrono ou bien à partir des information fourni par l'opérateur.

De toute façon, il faudra bien à un moment ou un autre fournir de l'information, car pour l'instant je ne connais aucun système assez intelligent pour faire du classement sans information.

dranakan

Merci pour vos réponses.

Nous avons une solution qui permet de faire du classement automatique (les utilisateurs mettent un page de gardes (avec un code-barre 2D qui va donner des infos sur l'emplacement)). Ceci est utilisé pour le stockage de documents financiers en lien avec un ERP.

Ma question dans ce post concerne le stockage de documents plus orienté utilisateurs. Il y a plusieurs sites différents et nous désirons rendre plus pratique l'ajout de documents scannés. Actuellement ils scannent vers un partage non alfresco, ils vont dans Share et ajoutent le document. Nous désirons simplifier le processus.