Permissions Records Management et restauration avec Share

As we transition to the new Hyland Community, some post links may be temporarily disrupted as we finalize redirects. We apologize for the inconvenience and are working to resolve this as quickly as possible. Details.

deslauriersc

Bonjour à tous,

Je suis présentement en train de réaliser une étude sur l'utilisation d'Alfresco qui servira à convaincre de l'utilité de l'implémentation d'un outil de GED les dirigeants de l'organisation où je fais un stage. J'ai installé sur une machine virtuelle roulant Redhat Linux 2.6.9-55 la plus récente version d'Alfresco, soit Alfresco Community 3.4.d, afin d'effectuer quelques tests.

J'explore maintenant le module Records Management d'Alfresco Share. Si j'ai bien compris, il s'agit d'un site dont la fonction principale est de permettre d'archiver avant tout des documents qui ne sont plus d'actualité (en collaboration au besoin) plutôt que de permettre la collaboration à des projets qui sont d'actualité, comme n'importe quel autre site qu'on peut créer avec Share?

Après quelques rencontres avec mes superviseurs de stage, ceux-ci semblaient dire qu'ils orienteraient l'implémentation officielle du produit vers l'utilisation Alfresco Share seulement plutôt que vers une combinaison d'Alfresco Share et Alfresco Explorer.

J'ai quelques questionnements au point où l'étude en est.

• J'aimerais savoir s'il est possible de restaurer des éléments supprimés à partir de l'interface Share? Je sais qu'il est possible de le faire avec Alfresco Explorer et que c'est très simple, mais il n'est dit nulle part s'il est possible ou non de le faire avec Share et je n'ai pas trouvé de forums où quelqu'un aurait déjà posé cette question.
• Je suis confrontée à un problème avec la gestion des permissions sur les Series, Categories et Folders du File Plan de Records Management. Lorsque j'ajoute dans les permissions à un de ces éléments un ou plusieurs groupes pouvant soit Lire ou Lire et Écrire, j'obtiens sans problème pour les utilisateurs concernées les bonnes permissions. Cependant, si j'ajoute le groupe Tout le monde (GROUP_EVERYONE) sur une Série, une Catégorie ou un Folder, il ne m'est ensuite plus possible de le retirer de la liste des groupes auxquels j'ai attribué des permissions; il n'apparaît plus dans la liste. De plus, ce groupe particulier ne semble être accessible nulle part à partir de Share ou à partir d'Explorer alors je ne peux pas, par exemple, retirer le droit en lecture pour contourner le problème. Comment puis-je retirer ce groupe?
• Mon dernier questionnement concerne les membres du site Records Management. Les utilisateurs qui rejoignent en lecture ce site n'ont pas accès au File Plan (ni à la fonction de recherche) à moins qu'un administrateur ne les ajoute manuellement à un des groupes associés à Records Management (ex. : Records Management User). Est-ce normal? Si oui, pourquoi est-il possible aux membres de s'inscrire eux-même à ce site? Ce n'est pas très convivial pour les utilisateurs de voir des erreurs générées dans certains libellés du site lorsqu'ils cliquent sur le File Plan par exemple.

Je lis énormément chaque jour sur internet, alors soyez assurés que je prends le temps de m'informer avant de poser une question. Mais corrigez-moi si je n'ai pas bien interprété quelque chose.

Merci et à bientôt
Catherine

michaelh

J'ai installé sur une machine virtuelle roulant Redhat Linux 2.6.9-55

J'espère que vous parlez de version de noyau, sinon c'est une drôlement vieille version de RH

J'explore maintenant le module Records Management d'Alfresco Share. Si j'ai bien compris, il s'agit d'un site dont la fonction principale est de permettre d'archiver avant tout des documents qui ne sont plus d'actualité (en collaboration au besoin) plutôt que de permettre la collaboration à des projets qui sont d'actualité, comme n'importe quel autre site qu'on peut créer avec Share?

Bon résumé.

J'aimerais savoir s'il est possible de restaurer des éléments supprimés à partir de l'interface Share?

Non, ce sera pour une prochaine version d'Alfresco.

Mon dernier questionnement concerne les membres du site Records Management. Les utilisateurs qui rejoignent en lecture ce site n'ont pas accès au File Plan (ni à la fonction de recherche) à moins qu'un administrateur ne les ajoute manuellement à un des groupes associés à Records Management (ex. : Records Management User). Est-ce normal?

Oui, les droits (et leur fonctionnement) sont différents des autres portions d'Alfresco. C'est un choix d'intégration.

Mais corrigez-moi si je n'ai pas bien interprété quelque chose.

Pas de correction, juste une question : êtes-vous certaine que le module RM soit la réponse au besoin ?
Si je demande cela, c'est parce que je passe mes journées à expliquer aux gens que RM n'a pas de sens dans leur contexte … Cela dit, parfois il y a (heureusement) des exceptions !