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A propos de la gestion des documents imprimés...

gelinp

Bonjour,

Je me demande à nouveau comment bien gérer mes dossiers et documents imprimés avec Alfresco ? Je vois dans la documentation, et j'ai déjà testé, que le module de Records Management prend en compte les documents imprimés :

Non-electronic records may be paper files or papers that can be stored in a physical location. The non-electronic record in Alfresco Records Management provides a record of the existence of the file and the details of where it is physically stored.

Mais cela ne semble pas être le cas avec l'espace documentaire de share. En effet, contrairement au module de Record Management, la gestion documentaire de share ne propose pas l'alternative entre l'imprimé et le numérique. La question se pose alors d'utiliser le module RM ou le module de gestion documentaire sachant que la création d'un nouveau type documentaire semble compliqué.

Je pourrais utiliser des fantomes, c'est à dire des documents formulaires permettant simplement de présenter chaque document imprimé puis de faire connaître l'adresse pour trouver le document dans le bon dossier, sur la bonne étagère… Mais une meilleure pratique serait de pouvoir créer un nouveau type documentaire pour enregistrer l'ensemble des informations du fantôme dans les méta-données du type "document imprimé"… Les questions que je me pose sont les suivantes :

1. Est-ce que la version Comunity Edition permet la création de nouveau type ?
2. Est-ce que les nouveaux types créées dans Alfresco sont visibles depuis le module de record management comme du module de gestion documentaire ?
3. Est-il possible de structurer le contenu d'un dossier avec la création d'un type spécifique à ce dossier ?
4. Faiut-il programmer avec Java ? Quelle est la documentation technique nécessaire pour définir les types ?

Je vous remercie pour votre aide.

Bien sincèrement

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Comments

jayjayecl

1/ Oui, c'est tout-à-fait possible
2/ Cela dépend bien sûr de la configuration de l'affichage de ce nouveaux types. A priori, en suivant la configuration standard (voir liens en bas de cette page), ils n'apparaitront que dans les sites "classiques", c'est-à-dire les sites qui ne sont pas de RM. En effet, le module RM importe un site Share volontairement bridé pour répondre aux exigences fortes de la norme américaine DoD 2012.02.
Après, ce module reste adaptable spécifiquement …
3/ Pouvez-vous préciser votre besoin / question ?
4/ Pour l'affichage de nouveaux types, aucun développement Java n'est nécessaire.

Voir :
http://wiki.alfresco.com/wiki/Developer_Guide
et plus spécifiquement :
http://wiki.alfresco.com/wiki/Developer_Guide#Creating_New_Content_Models

gelinp

Merci pour vos réponses, ci-dessous les précisions demandées :

2. C'est bien dommage pour les usagers de community car finalement la gestion du cycle de vie n'est vraiment prise en compte qu'avec le plan de gestion du RM.

3. Je souhaite définir un modèle de dossier, lequel viendrait dès sa création avec des sous dossiers, des modèles de documents spécifiques attendus. Ce modèle de dossier serait soutenu par un nouveau type permettant de définir la plan de classement du dossier et aussi comme je l'ai indiqué de proposer par défaut les modèles des documents à compléter.

4. Je comprends que pour l'affichage seulement il n'est pas nécessaire de programmer, mais tout de même, semble t-il, il me faudra paramétrer des fichiers XML… Et puis pour modifier le classement, et attribuer un comportement spécifique à mon nouveau type documentaire il faudra programmer…

Question subsidiaire : Est-il possible d'utiliser la relation d'héritage pour définir de nouveaux type. Par exemple créer un type "Document imprimé" permettant la gestion de la côte de rangement, et spécifier d'autres types de documents imprimés (rapports, prise de notes, …) en héritant de ce type générique ?

Bien sincèrement.