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Crear formulario de solicitud de vacaciones

mfdez

Hola,
soy novato con Alfresco y me gustaría que me orientaseis sobre si es posible, y cómo, realizar lo siguiente con Alfresco:
Desarrollar un formulario web de solicitud de vacaciones con un par de campos fecha y un botón para enviar, que permita que el usuario elija una fecha de inicio y una de fin para sus vacaciones y que al pulsar "Enviar solicitud" ésta sea recibida por otro usuario que decidirá si las autoriza o no siendo esta decisión comunicada de forma automática al solicitante.
Entiendo que habría que definir un flujo de trabajo pero la parte que más dudas me genera es la de crear el formulario (¿con WCM?) y engancharlo con este flujo.
Cualquier ayuda que me podáis proporcionar será muy bien recibida.
Un saludo

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Comments

pjcaracuel_2349

Buenas,

En su dia Javier publico un post muy bueno sobre dicho tema. Te lo adjunto

http://forums.alfresco.com/es/viewtopic.php?f=6&t=738

Saludos

mfdez

Hola,
gracias por la rápida respuesta.

He revisado el enlace que me proporcionaste y esto es lo que he sacado en conclusión:
1. Creo una form (en el Data Dictionary\Forms de My Company) para lo que necesito un XML Schema (xsd)
2. Una vez creada la form tengo que definir una plantilla (en Data Dictionary\Presentation Templates)
2.1. A esta platilla le tengo que proporcionar como Content Type: HTML y como form la que acabo de crear.
2.2 En la opción de editar el contenido de los campos que he definido en el xsd no pongo nada ¿no? (estos serían los datos que quiero que proporcione el solicitante de vacaciones a través de un formulario)

En este punto me pierdo ya. Doy por hecho que esto generará un html con los campos que haya definido en el xsd ¿es así? ¿serían editables? ¿cómo hago disponible este form al usuario y cómo recojo los datos?
En fin, muchas dudas algunas de ellas de concepto y probablemente muy básicas. Te agradecería que me indicases si lo que he entendido es correcto y si es ese el camino que debo seguir.
Muchas gracias de nuevo, un saludo

pjcaracuel_2349

Buenas,

Has mirado la documentacion que hay en este link?
http://www.alfresco.com/products/wcm/learn/

Saludos

venzia

hola Pedro y mfdez, creo que existe una solución mas sencilla y elegante para hacer esto. Propongo utilizar el plugin de Office (http://wiki.alfresco.com/wiki/Microsoft_Office) u OpenOffice (https://oo-plugin-for-alfresco.dev.java.net/).

1-En primer lugar deberíamos crear un espacio llamado "Plantillas de Solicitudes" donde añadiremos un documento de word de denominado "solicitud de vacaciones" (sería un fichero normal con ese nombre y titulo que contiene dentro los campos a rellenar). En este espacio todos los usuarios excepto el administrador o manager tendrán solo permisos de lectura.
2-Luego creamos otro espacio llamado "Entrada de Solicitudes" que será donde almacenemos las solicitudes realizadas por los usuarios (cuando un usuario quiera solicitar algo tendrá que dejarlo en esa carpeta). En este espacio todos los usuarios tendrán permisos de contribuidor (excepto el administrador o manager que los tendrá todos).
3-Si optamos por trabajar con el plugin, una vez instalado y configurado en los equipos cliente, solo habrá que acceder con nuestras credenciales de usuario. Ir al espacio "Plantillas de Solicitudes" y seleccionar el documento "solicitud de vacaciones". Tras esta acción, el contenido del documento se cargara en el editor de textos procediendo el usuario a rellenar los campos correspondientes (marcados por ejemplo con puntos suspensivos). Una vez detallada la información el usuario deberá navegar hasta el espacio "Entrada de Solicitudes" y seleccionar el enlace que aparece en la parte inferior del plugin que dice "Save in Alfresco". En caso de no trabajar con el plugin el procedimiento que seguiría el usuario es acceder a Alfresco, descargar la plantilla de "solicitud de vacaciones", rellenarla en el escritorio, guardar el documento y subirlo manualmente a "Entrada de Solicitudes".
4-En el espacio de "Entrada de Solicitudes" podemos activar por ejemplo 2 reglas. La primera notificará al encargado de revisar las solictudes mediante email que tiene un documento disponible en el espacio (puedes crearte una plantilla de email basandote en las existentes para los metadatos y cambiando el texto). La segunda ejecutará un script que iniciará un flujo avanzado en el que el responsable de revision tendrá que dar el visto bueno o rechazarla (para iniciar un workflow desde un script consulta el siguiente articulo http://wiki.alfresco.com/wiki/WorkflowAdministration#Step_7:_Integration_with_Rules_.28Optional.29).

En mi humilde opinión veo mas oportuno trabajar de esta forma para tu caso particular.
Espero que te sirva de ayuda.
Saludos

venzia

Se me olvidaba !! … si necesitas un flujo adaptado a tus necesidades (enviar email al usuario si se rechaza, con los motivos correspondientes), puedes crearlo siguiendo el tutorial de jeff potts al respecto altamente recomendable http://ecmarchitect.com/images/articles/alfresco-workflow/advanced-workflow-article.pdf
Luego en el script tendrás que cambiar el nombre del flujo a iniciar.
Saludos

pjcaracuel_2349

Efectivamente Javier,

Me parece muy correcta esa solucion, pero si me permites te hago una sugerencia visto a mejorar el proceso, o almenos eso pienso yo.

1.- Creas un tipo solicitud, distintas solicitudes se gestionarian con aspectos.Los campos a rellenar serian los metadaos y con eso luego mejoras las posibles busquedas o informes de dichas solicitudes.

2.- Visto que Alfresco no permite gestionar documentos "vacios", pues asignarle un texto plano.

3.- La gestion de las solicitudes se puede hacer mediante un script + regla que dependiendo de llamale X, ejecute el wokflow de aprobacion y archivo de la solicitud en base al tipo de solicitud,usuario solicitante, departamento….. Digo script para no sobrecargar el espacio con muchas reglas.

Esto lo que te permitiria es dejarlo abierto para extenderlo tanto como lo necesites o sea posible.

Saludos

venzia

Correctisimo Pedro

… seguramente se puede crear un metodo que combine lo mejor de cada uno aunque para no liar demasiado a mfdez vamos a dejarlo estar. Que elija en función a sus necesidades/entorno/nivel.
Por cierto … muy buena tu frase … muy acertada en referencia al foro.
Saludos.
PD: Espero poder echarte una mano ahora que tengo algún rato libre … que te veo muy solo ahora que Adrián esta liado con otras cosas.

pjcaracuel_2349

Jo, es que le hemos dado una consultoria que vamos, no creo que tenga queja.

Pues si esa frase te gusto, quizas te gustaria tambien otra que vi a un usuario en el foro ingles. Si este post te ha sido de utilidad, siente libre de tasarlo (Bueno esto es una traduccion algo "particular" ya que no tengo ni idea de frances.

Saludos

PD: Yo por ahora no tengo mucho lio asi que por aqui estaremos.

mfdez

Gracias a los dos por vuestras respuestas. Lo de hacer una plantilla en word y crear un flujo para la aprobación ya se me había ocurrido, y no me parece mala opción, pero no es exactamente lo que necesito (lo que me han pedido

)
Aun así voy a seguir esa vía a ver si no me lo echan para atrás. De todas formas, para poder proporcionar una alternativa si esto no gusta, ¿me podéis confirmar que con WCM puedo hacer lo que pretendía en principio? (que el usuario pueda usar un formulario dentro del mismo Alfresco en lugar de tener que usar una plantilla word). Sólo necesitaría saber si con WCM es posible, lo digo porque leyendo la documentación y siguiendo el ejemplo que viene en el Getting Started me he llevado la (¿errónea?) impresión de que WCM está pensado más como entorno colaborativo para el desarrollo de un sitio web que para hacer lo que yo pretendo.
Un saludo y muchas gracias por vuestra ayuda.

pjcaracuel_2349

No te has llevado una impresion erronea, es tal cual lo dices. Lo unico que al necesitar un formulario web que es tu requerimiento, pues es la opcion adecuada, el DM de Alfresco no permite trabajar con formularios de esa manera. Por tanto si es si o si el uso de formulario web, WCM.
Si lo que quieres es hacerlo de un manera elegante y con posibilidades de ampliacion para futuros desarrollos una mezcla del post de javier y del mio seria lo mejor.

Saludos

venzia

Los webforms no estan destinado a eso … al menos de forma predeterminada (luego el ingenio de cada uno cuenta también). Básicamente WCM es una extension de ECM que añade funcionalidades importantes para la gestión de contenidos web permitiendo el despliegue de portales que se alimentan de este contenido. Pero estas funcionalidades por defecto no se pueden aplicar fuera del contexto de un Proyecto Web de WCM.
Con los forms se puede hacer … aunque para mi no parece tan intuitivo y además requiere de cierto desarrollo para darle vida.
Para probarlos sigue estos pasos :
*solo disponible para versiones 2.9 o superior
1-Copiate el siguiente codigo dentro de un fichero llamado Factura.xsd (lo tengo preparado para este ejemplo).

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<xs:schema id="NewDataSet" xmlns="" xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:msdata="urn:schemas-microsoft-com:xml-msdata">
  <xs:element name="NewDataSet" msdata:IsDataSet="true" msdata:UseCurrentLocale="true">
    <xs:complexType>
      <xs:choice minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
        <xs:element name="factura">
          <xs:complexType>
            <xs:sequence>
              <xs:element name="Cliente" type="xs:string" minOccurs="0" />
              <xs:element name="NifCliente" type="xs:string" minOccurs="0" />
              <xs:element name="TelefonoCliente" type="xs:string" minOccurs="0" />
              <xs:element name="NFactura" type="xs:int" minOccurs="0" />
              <xs:element name="Concepto" type="xs:string" minOccurs="0" />
              <xs:element name="FechaFactura" type="xs:date" minOccurs="0" />
              <xs:element name="Importe" type="xs:float" minOccurs="0" />
            </xs:sequence>
          </xs:complexType>
        </xs:element>
      </xs:choice>
    </xs:complexType>
  </xs:element>
</xs:schema>‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍

2-Te vas como admin al diccionario de datos\forms y le das al menu crear/form.
3-Le pasas como fichero de esquema el Factura.xsd y luego en nombre, titulo y descripcion pon lo que estimes oportuno. Acepatas y Finalizas
4-Te vas a cualquier carpeta y le das al menu crear/contenido … y veras que aparece un combo que te permite elegir el form. Seleccionas el creado y al pulsar siguiente veras que te pide que introduzcas los datos que el fichero de esquema define. Luego metes las propiedades standar del contenido en Alfresco y al finalizar verás que hay un nuevo fichero que cuyo contenido xml son los valores que has introducido.
Hasta aqui todo bien … pero el problema viene a la hora de que el revisor quiera leer ese contenido … si esta dentro de un flujo tendrá que hacerlo en formato xml … no va a salir el formulario de nuevo pudiendo ser algo engorroso para el usuario. Este es el principal problema que veo … aunque ya tu decides.
Espero haberte aclarado.
Saludos

mfdez

Muchísimas gracias a los dos por vuestra ayuda. Al final opté por usar un formulario, el problema de la presentación lo solucioné usando una plantilla FreeMarker para convertir el xml en un html sencillito.
Saludos!

lou

Puedes utilizar PHP para crear el formulario y enviarlo a Alfresco en formato HTML.
Un saludo